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【分野別】業務改善につながる効率化ツール

業務改善 ツール導入の大前提

企業の業務改善に取り組む際に、ツール導入を検討する方も多いでしょう。

確かに、ツールによって多くの業務改善がなされるのは間違いありませんが、導入方法を間違えると、社内に混乱をきたし、業務改善が失敗に終わってしまう可能性があります。

そこで、スムーズにツールを導入して業務改善につなげる3ステップを紹介します。

ステップ1.業務改善の目的を定める

まず、業務改善の目的を定めることが大事です。

業務改善と言っても、生産性向上、売上向上、品質向上、働きやすさ向上と様々なポイントがあります。経営陣と現場が見ている問題が違う、ということもよくあることです。

そのため、自社にとって何が問題となっているのか?を改めて関係者に認知し、それに基づいた業務改善を行っていく必要があります。

ステップ2.問題点の洗い出し

業務改善の目的を確認できたら、それを踏まえた上で業務の煩雑化している問題点を洗い出します。何が自社の目的達成を阻害しているのかを分析しましょう。

この時に大事になるのが、憶測ではなく現実のデータと現場の従業員からのヒヤリング、つまり事実に基づいて洗い出しを行うことです。

言葉の認識のずれを生じさせないためにも、問題点をリストにして見える化し、情報を共有するといいでしょう。

ステップ3.ツールを選定する

問題点を明確にしたら、その改善に最適なツールを選定します。

一口に業務効率化ツールといっても、ツールによって強みは様々です。評判だけを頼りにして運用を開始すると、自社の抱えている問題点を適切に処理できません。

あくまでツール導入は業務改善の手段にしか過ぎないことを理解し、業務改善に役立つ方策を立てましょう。

「削れる」業務を削る
業務効率化ツール選定のススメ

【分野別】業務改善のポイント

それでは、分野別に業務改善のポイントを見ていきましょう。

業務改善ツールの例

上記で見たように、企業規模、事業内容、社内の課題により導入すべきツールは異なります。

そこで、業務改善ツールの導入例を紹介します。

エクセル業務の改善ツール「xoBlos」

ゾブロス概要
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com

xoBlosはエクセル業務の大幅な効率化を見込めるツールです。

複数のエクセルデータをワンクリックで集計・分類が可能。複数データを比較できる差分帳票を作ることもできるため、予実管理などに最適です。

今までのエクセル操作は変わらず続けることができるので、従業員にとって導入の混乱が起きにくいのも強み。

拠点や部門数が多く、膨大なデータのやり取りが発生し、データの加工や統合に時間を取られる企業におすすめのツールです。

ある会社は300ほどの事業体からレポートを受け取る際、xoBlosを導入して集計することで、担当者の負担を大きく軽減。作業工数を7割削減することに成功しています。

エクセル業務改善ツール
ゾブロスの体験セミナー潜入レポ

社内MTGの業務改善ツール「Eco Meeting」

Eco Meeting概要
引用元:Eco Meeting
https://ecomeeting.jp/

Eco MeetingはiPadを利用し、ペーパーレスでの会議を行うためのツールです。

タブレットによる直感的な操作で、誰でも簡単に参加できるシステム構築が可能。

資料をタブレットで共有することで印刷費や人件費を削減。円滑な議事進行を図ることができます。

また、配布された資料のPCへのダウンロード制限をはじめとして、厳重なセキュリティで資料を保護できる優れた機密性を誇ります。

Eco Meetingによるペーパーレス会議を導入し、ノートPCをアクセスポイントにすることにより、場所を問わず無線LAN環境での会議を可能とした事例もあります。

業務改善、どこから攻める?
効果が見える業務効率化ツールの
選び方

業務の「削れる」ムダを効率化させる4つの業務効率化ツール
事務処理・資料作成を効率化
Excel業務効率化ツール「xoBlos」

データの分解・集計・マッチングを行うツールで、エクセルで行う業務のほぼすべてをシンプルな記述で効率化できる。定期セミナーも毎週開催。

一括集計で月120時間削減
公式HPで導入事例を見る

電話で問い合わせる
(DITマーケティングサービス)
受付時間:平日9時-18時

社内ミーティングを効率化
会議支援端末+専用アプリ「Eco Meeting」

タブレット向けの専用アプリ導入で資料のペーパーレス化や意思決定をアプリ上で行える。 MTG進行のムダをツールでカバー。

産学官のケースが豊富
公式HPで導入事例を見る

電話で問い合わせる
(株式会社エステック)

研修を効率化
マニュアル作成ツール「Dojo」

「誰が作っても高品質」を目指したマニュアル作成のプラットフォーム。eラーニングへの転換も自由。

年間320時間を削減
公式HPで導入事例を見る

電話で問い合わせる
(株式会社テンダ)
受付時間:平日9時-18時

メール処理を効率化
業務向けチャットツール「chatwork」

チャット機能を利用したコミュニケーションツール。真の業務改善効果は電話やメールよりもコミュニケーションのハードルが下がる点。

個人利用から全社導入へ
公式HPで導入事例を見る

Excel効率化ツール
【PR】xoBlosの製品体験
セミナー潜入レポート

xoBlosセミナー会場のエントランス

多くの社会人がムダと感じる業務「事務処理」と「資料作成」の業務効率化ツール「xoBlos(ゾブロス)」のハンズオンセミナーに潜入。「来て、見て、触って」初めてわかる真の効果とは…?

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