ファイル管理の効率化ツール

ファイル管理ツールとは

ファイル管理ツールとは、クラウドやサーバにファイルを保存し、活用、廃棄まで一貫して行えるツールのことです。

紙の資料だとスペースの確保が大変だったり、探し出すのに時間がかかったりしますが、ファイル管理ツールによって電子化して管理することで、それらのデメリットをカバーすることができます。

ファイル管理ツールには様々な種類があり、自社が必要としている機能を備えているか確認して選ぶ必要があります。

最適なツールを選ぶためには、以下のポイントを確認するといいでしょう。

おすすめのファイル管理ツールを3つ紹介します。導入事例も載せているので、参考にしてください。

クラウドストレージでファイルを管理・共有し、様々な項目に分けて保存・検索・廃棄ができる法人向けのプラットフォームです。

ファイルをリアルタイムで複数の手で編集でき、異なる相手に応じて多彩な共有方法を取れるコミュニケーションサービスが特徴。

ある企業はFleekdriveのファイル共有機能に目をつけ、数百GB(ギガバイト)に及ぶファイルのやり取りに活用しています。

情報ストックとタスク管理を同時に行うことができるファイル管理ツールです。

入力内容を自動保存し、情報としてストック。ワードやエクセル等にファイル化しないため、情報が一元化されてストックされていき、情報へのアクセスと検索が極めて楽に行えるというメリットがあります。

Stockを導入した多くの企業は、「情報へたどり着くのにクリック数が少なく、ストレスが激減した」と効果を実感しています。

ひびきスマートDBは大企業向けのWebデータベース・サービスです。

大企業においては様々なファイルが散在し、情報にアクセスするだけでも時間がかかります。それらのファイルを一元化して管理。プログラミング不要でシステム化でき、情報共有が容易になります。

モバイルアプリとして管理できる簡易性を持ち、外部連携・RPA連携、ワークフローのデジタル化など多彩な機能を備えています。

ある大学は「ひびきスマートDB」を取り入れ、学内申請のデジタル化など、様々な業務の自動化に成功。教職員たちは今まで事務作業に使っていた時間を、生徒たちをサポートする時間に充てることができるようになりました。

Dropboxは世界初のスマートワークスペース。

普段何気なく行っている作業をどれだけ効率化し、スマートな業務をおこなえるようにするか、些細なことでも働く人の悩みを解決するためのツールです。デバイスを選ばず、自身の働き方に合わせた使い方も魅力となっており、その使い勝手の良さが支持される理由です。

ファイル管理において大切なのは、ただファイルをストックするだけでなく、いかに簡単にストックできるか？いかに有効に活用できるか？を考えることです。

特にファイル管理ツールは企業全体で一元化する時に効果を発揮するため、情報の共有・管理・閲覧のハードルが低いほど浸透しやすくなります。

ツールごとに性格や強みが違うので、導入後の効果を想定して慎重に選びましょう。