事務処理の効率化ツール

事務処理をもっと効率化させたいときのセオリーとは

事務処理の効率化する際には、事務作業を根本から見直す視点が必要です。

特に、他者から引き継いだ事務作業は意外に無駄が多かったり、作業の必然性がよくわからず行われている場合が多くあります。

当たり前のようにやっている作業でも、実は必要がない、あるいは頻度を減らしても構わない作業があるかもしれません。

業務の分析が事務処理効率化につながる

とはいえ、「意識して作業を見直せ」と言われても、自分で無駄に気づくのは難しいのが現状です。

ルーチン作業は体に染みついており、ただ意識するだけではなかなか業務の効率化につながりません。

そんな時は、「ツールやシステムで自動化できる業務はないか?」と考えると、無駄な作業や自動化が可能な作業に気づくことができます。

簡素な業務、定型業務など、手作業でなくてもこなせる業務がないか検討してみましょう。試験的であっても1つの業務に対してツールを導入すると、その他の業務の無駄にも目が行くようになります。

ツール導入で事務処理の効率化を図る

近年、ツール導入で事務処理を効率化し、コスト削減に乗り出す企業が増えてきています。

主に使われているのはRPAと呼ばれるもので、データ抽出や分類、反映、リサーチなどをルールにのっとってソフトウェアが代行してくれるというものです。

RPAは24時間、ルールに則って定型業務を代行してくれます。ただし、少しでも人の判断が入るような業務は代行できません。

事務処理の中でルーチン業務が占める割合は思った以上に大きいので、あなたの企業でもRPAが活躍する機会は十分にあるでしょう。

事務処理効率化ツールの実例を紹介

会社の中には、コアな業務以外に多数の手順を要する事務処理がたくさん存在します。特に、データの集計・分類にエクセルを利用する企業が多いと思いますが、ここも効率化のポイントです。

xoBlos

ゾブロス概要
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com

「xoBlos(ゾブロス)」はエクセル業務の効率化に特化しています。

複数のデータの集計・分類の簡易化、クラウド上での情報共有、エクセルのマクロ機能に併用して使用が可能と、従来のエクセルの感覚で大量データの集計が可能な非常に優れたツールです。

導入した会社の成功例として、「作業工程の7割削減」「7.5時間の業務を1.5時間に短縮」などの事例が報告されています。

xoBlosの導入事例

株式会社アコーディアゴルフはxoBlos導入前、ゴルフ場や、それに付随するホテル・リゾート施設から送られてくる膨大で多彩なフォーマットのエクセルデータの集計作業に追われていました。

そんな中、エクセル業務の効率化ツールであるxoBlosに出会い、エクセルの30倍のデータ処理速度や、コスト面、自由度が利くといった点に注目。

導入1年目で年間20000時間の工数を減らすことに成功しています。

参照元:株式会社アコーディア・ゴルフ様|xoBlos公式
(https://www.xoblos.com/xoblos/wp-content/uploads/2019/01/CaseStudies_AccordiaGolf.pdf)

社内で複数の事業部、システムを運用する丸善雄松堂株式会社。「システム間のスムーズなデータ連携」および「エンドユーザーに対する安定したデータサービスの提供」という2つの課題を解決できるツールとしてxoBlosを採用。

結果、xoBlosの強力なデータ連携機能と、直感的な操作が可能な使いやすさが功を奏し、抱えていた2つの課題を見事にクリア。

開発工数は半分ほどになり、xoBlosの対象業務を拡大しつつあります。 

参照元:丸善雄松堂株式会社様|xoBlos公式
(https://www.xoblos.com/xoblos/wp-content/uploads/2019/03/CaseStudies_yushodo-maruzen.pdf)

Kintone

Kintone概要
引用元:Kintone
https://kintone.cybozu.co.jp/

Kintoneは今まで別々に管理していた情報やタスクをアプリに集約し、共有できるツールです。職種や部門、立場に限らず、様々な項目に分けてアプリを追加でき、情報をすっきりと管理できます。

Kintoneの導入により、総務事務の稼働時間を月に400時間減らすことに成功した事例もあります。

Kintoneの導入事例

朝日新聞では電子書籍の販売の拡大に伴い、売上集計にかかる時間と手間も増大。エクセルによる管理は煩雑を極めていました。

そこで、Kintoneクラウドパートナーのコンサルティングのもと、売上にかかる消費税や支払い手数料、自動計算フィールドなどを調整し、売上データの統一化が可能なアプリを開発。

結果、ばらばらだったデータの集計作業工程のなんと9割を削減することに成功しました。

参照元:朝日新聞社様の導入事例|Kintone公式
(https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/asahishinbun.html)

創業145年、直営店28店舗を抱える木村屋總本店では、無駄の多いルーチン業務をなくそうとKintoneを導入しました。

担当者にしかわからないものもふくむ80もの帳票を、「発注」「実績」「出退勤」「時間帯別情報」の4つのアプリに集約。

28店舗にiPadを配布し、操作を説明したところ、比較的スムーズな導入に成功。PCに向かう時間や電話を介した無駄の多いコミュニケーションが削減され、空いた時間を接客に回せるようになったとのことです。

参照元:木村屋總本店様の導入事例|Kintone公式
(https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/kimuraya.html>

まとめ:定型業務をひとつずつ潰していく

キャラクターアイコン

ツール導入による効率化が注目されていますが、流行に乗ろうとしてすべてを自動化すると、逆に社内に混乱をきたします。

事務処理はルーチン業務が多いため、ツールによる効率化を試験的に図るにはもってこいの業務です。自動化できそうな対象業務を洗い出し、1つずつツール導入による成果を挙げていくことで、企業全体の理解も得やすいでしょう。

働き方改革、どこから攻める?
効果が見える業務効率化ツールの
選び方

業務の「削れる」ムダを効率化させる4つの業務効率化ツール
事務処理・資料作成を効率化
Excel業務効率化ツール「xoBlos」

データの分解・集計・マッチングを行うツールで、エクセルで行う業務のほぼすべてをシンプルな記述で効率化できる。定期セミナーも毎週開催。

一括集計で月120時間削減
公式HPで導入事例を見る

電話で問い合わせる
(DITマーケティングサービス)
受付時間:平日9時-18時

社内ミーティングを効率化
会議支援端末+専用アプリ「Eco Meeting」

タブレット向けの専用アプリ導入で資料のペーパーレス化や意思決定をアプリ上で行える。 MTG進行のムダをツールでカバー。

産学官のケースが豊富
公式HPで導入事例を見る

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(株式会社エステック)

研修を効率化
マニュアル作成ツール「Dojo」

「誰が作っても高品質」を目指したマニュアル作成のプラットフォーム。eラーニングへの転換も自由。

年間320時間を削減
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(株式会社テンダ)
受付時間:平日9時-18時

メール処理を効率化
業務向けチャットツール「chatwork」

チャット機能を利用したコミュニケーションツール。真の業務改善効果は電話やメールよりもコミュニケーションのハードルが下がる点。

個人利用から全社導入へ
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Excel効率化ツール
xoBlosの製品体験
セミナー潜入レポート

xoBlosセミナー会場のエントランス

多くの社会人がムダと感じる業務「事務処理」と「資料作成」の業務効率化ツール「xoBlos(ゾブロス)」のハンズオンセミナーに潜入。「来て、見て、触って」初めてわかる真の効果とは…?

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