情報管理の効率化ツール

情報管理システム導入において重要なポイントとは

社内に点在する情報をまとめるには、情報管理ツールの導入が助けになります。

情報管理ツールといっても、会社の規模や事業内容によって欲しい機能は変わってきます。

CRM(顧客関係管理)やSFA(営業効率化システム)など、情報のまとめ方も様々です。

ツールを選ぶ際には以下の点に注意してみるといいでしょう。

  • 欲しい機能が備わっているか
  • どのようなデバイスに対応しているか
  • どのようなセキュリティシステムを持っているか

最重視したいのは、欲しい機能の有無です。最低限のファイル保存機能でいいのか、分析まで行いたいのか、課題を明確にしておきましょう。

情報管理ツール導入事例集(3事例)

それでは、情報管理ツールを導入した事例を見てみましょう。

ドラッグ&ドロップで情報管理が可能「セキュアSAMBA」
(事例:ジェイアール西日本不動産開発)

パソコンに専用ソフトをインストールし、ドラッグ&ドロップで簡単に情報を管理できるオンラインストレージです。

ある不動産会社はサーバのバックアップを紙資料として金庫に保管していましたが、データ紛失の恐れからオンラインサービスであるセキュアSAMBAを導入しました。データ紛失の恐れがなくなり、大量のデータ保存が可能になるなど、様々な効果を実感しています。

セキュアSAMBAは従業員100人未満のオンラインファイル共有市場で3年連続シェア1位(ITR「ITR Market View:コラボレーション市場2018」オンラインファイル共有市場-従業員100人未満:ベンダー別売上金額シェア(2016~2018年度予測))を獲得しており、信頼性の高いサービスといえます。

事例参照元:セキュアSAMBA https://securesamba.com/case/7715/

ちょっとした情報でも簡単に保存できる「Evernote」
(事例:コクヨS&T)

ノート、メモ、ボイスメモ、写真、ファイル、あらゆる情報を一元化して管理できるツールです。マルチデバイスでどこでも操作可能。情報検索機能も優れています。

ある企業は様々なツールを社内に導入してファイルをそれぞれで管理する中、Evernoteを「手軽に残しておきたいファイルを保存する場所」として活用。単なるファイル管理ツールではなく、あらゆるファイルに対応し、かつモバイル端末からアクセスが容易なEvernoteを、今後の情報管理場所として活用していこうと考えています。

事例参照元:Evernote [PDF]https://evernote.com/c/assets/business/customer-stories/jp/pdf/kokuyo.pdf

CRMに特化し結果にコミットする「Salesforce」
(事例:富士屋ホテル)

Salesforceは、CRM(顧客管理)に特化した情報管理プラットフォームです。

18事業所を展開するリゾートホテルの会社は、営業チームの拡大を機にSalesforceを導入。営業スタッフが個別のスタイルとノウハウで営業していた部分にメスを入れ、進捗状況の共有をはじめとして様々な情報を統合、管理するようになりました。その結果、営業情報や顧客情報が見える化し、的確な分析が可能に。

このように、Salesforceは顧客満足度につながる情報管理が可能なシステムとなっています。

事例参照元:Salesforce https://www.salesforce.com/jp/customer-success-stories/fujiyahotel/

まとめ:情報管理と一言に行っても目的はさまざま

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企業の戦略により、求める情報管理体制が変わってきます。

ツールを有効に運用するためには、あくまで課題の把握と対策を明確にすることが大前提です。

ただ情報を貯めておきたいだけなのか、情報を頻繁に出し入れしたいのか、分析につなげたいのか。

自社のニーズに見合ったツールを選定し、社内情報を効率的に管理しましょう。

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