社内会議の効率化ツール

【会議を効率化】
ムダな会議にありがちなポイントとは?

どの会社も行う業務の1つが会議です。

ところが、ある調査によると、1万人規模の企業では、ムダな会議が多いことにより年間に約67万時間、約15億円もの損失が出ているといいます。

ムダな会議とは、いったいどのような特徴を持っているのでしょうか?

事前に情報共有ができておらず、会議が意思決定の場にならない

ありがちなポイントとして、会議前に情報共有がきちんとなされないことが挙げられます。会議中に議論内容を考えたり、冗長な議論が行われたりするため、会議がスムーズに進行せず、結果決めたい内容が決まらない事態に陥ります。 

事前準備やスケジュール調整に時間を使いすぎてしまっている

事前準備やスケジュール調整に多大な時間を割き、その他の業務が圧迫されてしまうのも問題の1つです。責任者は資料作成に追われ、社員を招集するだけで多大な労力を使ってしまいます。

会議の内容と参加者が合っていない

3つ目のポイントとして、会議内容に適切な参加者が招集されず、自分と関係のない会議に出席しなければならないという弊害も挙げられます。会議内容が事前に決まっており、適切な招集がなされることによって、この問題は回避できます。

会議の効率化に役立つツールを紹介

これらの社内MTGの様々なムダを省くために、多くの企業が最新のツールを導入し、会議の効率化を実現しています。

会議のムダを解消する「GIJI」

GIJI公式サイト
引用元:GIJI
https://web.giji.io/

GIJIは「議事録を書く・共有する・参照する」という3つのポイントを押さえ、会議のムダを省くのに役立つツールです。

会議体に合わせた議事録の作成と、過去の議事録を一覧で確認できる機能が重宝され、スムーズな会議進行、及び議事録作成に活用されています。

小規模な会社であれば、無料プランで間に合うのも魅力です。

安定性とセキュリティに優れた会議効率化ツール「Eco Meeting」

Eco Meeting概要
引用元:Eco Meeting
https://ecomeeting.jp/

iPadによるデジタル会議を可能とするツールです。

数百台の同時使用にも耐える安定性と、誰でも使いやすい操作性、かつ資料のダウンロード制限などセキュリティ性も高い会議特化の機能が注目されています。

大人数の会議では資料作成にかかる費用も大きくなりますが、Eco Meetingを導入したことによって大きなコスト削減に成功している企業もあります。

ペーパーレス化で会議支援を行う「moreNOTE」

Morenote公式サイト
引用元:Morenote
https://www.morenote.jp/

moreNOTEは、企業等あわせて3000社以上で導入されている資料のペーパーレス化を支援するツール。

紙の削減はもちろん、同期機能によるスムーズな会議進行、遠隔地等での会議参加、資料の共有なども可能で、多様なワークスタイルを可能にしてくれます。

資料の電子化による情報漏洩のリスクも、金融業界で導入されるほどのセキュリティ機能で管理していくことが可能です。

まとめ:会議の効率化はモチベーションの低下防止に

キャラクターアイコン

昔ながらの社内MTGにはムダが多いため、参加する社員のモチベーションも下がります。

会議の効率化はスムーズな内容決定だけでなく、企業全体の健康にもつながる大切なポイントです。企業の規模に合わせ、適切なツール導入で会議のムダを省きましょう。

働き方改革、どこから攻める?
効果が見える業務効率化ツールの
選び方

業務の「削れる」ムダを効率化させる4つの業務効率化ツール
事務処理・資料作成を効率化
Excel業務効率化ツール「xoBlos」

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(DITマーケティングサービス)
受付時間:平日9時-18時

社内ミーティングを効率化
会議支援端末+専用アプリ「Eco Meeting」

タブレット向けの専用アプリ導入で資料のペーパーレス化や意思決定をアプリ上で行える。 MTG進行のムダをツールでカバー。

産学官のケースが豊富
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電話で問い合わせる
(株式会社エステック)

研修を効率化
マニュアル作成ツール「Dojo」

「誰が作っても高品質」を目指したマニュアル作成のプラットフォーム。eラーニングへの転換も自由。

年間320時間を削減
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(株式会社テンダ)
受付時間:平日9時-18時

メール処理を効率化
業務向けチャットツール「chatwork」

チャット機能を利用したコミュニケーションツール。真の業務改善効果は電話やメールよりもコミュニケーションのハードルが下がる点。

個人利用から全社導入へ
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Excel効率化ツール
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