メール処理の効率化ツール

メール処理における「ムダ」の見直し

現代でのビジネスにおけるコミュニケーション手段1位である電子メール。

メールのやり取りにはムダが多く、スムーズなコミュニケーションを阻害する様々な要因を生み出します。

メールによるコミュニケーションの最大の弊害は、時間が取られることです。

日本ビジネスメール協会の調査によれば、日本の社員は1日のうち平均69分をメールの作成に費やしているといいます。定型文を添えなければならないのも時間がかかる理由の1つです。

メールでのやり取りは「相手がメールを読んだかわからない」「内容が伝わっているかわからない」といった不安要素を含んでいます。また、メールは1通ずつ届くため、履歴を遡りにくいというデメリットがあります。

リアルタイムでのやり取りができないため、情報共有にタイムラグが生じやすいのも欠点の1つです。

上記のようなメール処理のデメリットを解決するために、チャットツールを導入する企業が増えてきています。

ここではChatworkとLINEWORKSの事例を紹介します。

Chatworkは225000社が導入している国産チャットツールです(2019年10月調査時点)。

メールとは違い、リアルタイム感覚でチャットによる会話ができ、一対一、グループでのやり取りを円滑にします。また、ファイルの共有や通話/ビデオ通話に対応、メールとも連携できるのが強みです。

株式会社ウゴカスは企業向けの研修を行う際、研修担当者とのメールのやり取りが煩雑になる課題をクリアするため、Chatworkを導入。ビジネスメールで必須と言われる定型文不要で距離感の近いコミュニケーションを実現しました。

事例参照元：Chatwork　https://go.chatwork.com/ja/case/ugokasu.html

LINEWORKSはビジネス版LINEとして、プライベートとビジネスを分離できるチャットツールとして注目されており、導入企業は1万社を突破しています(2019年10月調査時点)。

LINEと同じ操作画面で、すぐに使い始めることができるのが最大の魅力。カジュアルで汎用性の高いやり取りのほか、ファイル共有機能なども備わっています。

メーリングリストによるファイル共有に難を感じていた日本ラグビーフットボール協会は、メールに代わる情報共有ツールとしてLINEWORKSを導入。機密性を維持しながら大容量のファイルを送受信できる機能を存分に活用しています。

事例参照元：LINEWORKS　https://line.worksmobile.com/jp/cases/rugby-japan/

社内だけでなく、社外でのやり取りも十分に使える機能であり、かつ操作性も高いチャットツール。

まだまだメールが主流である中、今後チャットツールを導入する企業は増えていくと思われます。

メールとデータ連携が可能なチャットツールもあるので、段階的な運用も視野に入れつつ導入を検討してみてはいかがでしょうか。