予実管理の効率化ツール

そもそも予実管理とは

予実管理とは、企業の予算計画を立て、それに対して実績がどのように上がっているかを分析し、軌道修正していくための業務です。

予実管理による企業経営のマネジメントこそが、企業の安定的な成功につながるといえるでしょう。

予実管理効率化のポイント

予実管理において目標設定が最重要なのは間違いありませんが、それと並行して、予算と実績の差異をリアルタイムで確認していくことも必須です。

大抵の企業はエクセルで予実管理をし、モニタリングをしています。ところが、企業規模の拡大に伴い、膨大な量のデータをエクセルでまとめるには限界が出てきます。

データ集計の事務処理自体に時間を費やすのは労力が大きいため、ツールによる管理がおすすめです。

予実管理効率化ツール選びの考え方

自社の予実管理を効率化するツールを選ぶ場合、「導入のしやすさ」「データ連携」「コスト」の3つが重要になってきます。

導入のしやすさはとても大切です。これまでのエクセル管理からの移行がスムーズに行われるかで、担当者の理解が得られるかどうかが決まるからです。

また、部署や支店がそれぞれの管理体制を持っている場合、ツールが複数の形式のデータ連携にどこまで対応しているかも確認するべきです。

そして、当然のことながら導入にかかるコストも計算しておきましょう。 

予実管理は目標設定が重要

予算と実績を管理する予実管理では、最初に目標を設定することが重要です。。予実管理が有効なものになり、管理が成功するかどうかは、この目標の設定にかかっている、と言っても過言ではありません。予算と実績を適切に設定することこそ、予実管理を成功させる最大のポイントです。

反対に目標が適切に定められていない場合、管理する事業を正しく把握することは難しく、予算と実績を照らし合わせる際に、有効な定量把握ができない状況に。例えば、対外的な報告のため、予算と実績に大きな数値上の差を出しておきたいために、あらかじめ予算を低く設定したり、達成不可能な数値するような場合がこれにあたります。

また、簡単に達成できるような予算を設定しても、実績が上がったと本当に言えるのか、あるいは、とにかく目標達成に向かって頑張るために、高すぎる数値で目標設定してしまうと、未達となり意味のないものになってしまいます。

予実管理は、「達成できたか/できなかったか」だけを見るために行うものではありません。数字が達成できなかった場合、

  • 理由がどこにあったのか
  • 自社の弱点はどこか

といった原因分析を行う必要があります。

しかし、目標の数値を適切に設定していなければ、自社の弱みや原因を正しく分析できなくなり、予実管理の最大の目的そのものが、達成できなかったことになります。

このことは継続中の事業についても同様の事が言えます。予算が正しく設定されていなければ、実績がどのような状態にあるのか正しく認識することができません。単なる精神論ではなく、客観的な分析の指標となる予実管理ができるように、予算と実績の目標数値は適切に設定しましょう。

予実管理の効率的な方法は?

予実管理を効率的に行う流れは、

  1. 目標の適切な設定
  2. 達成するために必要なロードマップの策定
  3. 予算に対する実績の差異を分析する

目標の適切な設定

まずはじめに行なうのは「目標の適切な設定」です。

営業の売り上げ管理の場合、企業全体のなかで自分の部署や自身が達成しなければならない数値から目標を設定するでしょう。適切な目標設定するためには、割り振られた数字を部署内のスタッフに正しく分配したり、過去の実績から乖離していないことが大切です。企業として達成するべき数値と比べ、現実的に達成が可能な数値に設定することを意識して取り組むと良いでしょう。

達成するために必要なロードマップの策定

目標の数値が設定できれば、その次は、「達成するために必要なロードマップの策定」です。予算を達成するためには、いつ、どのような行動をとらなければならないか、現実的に考えてみましょう。もちろん、人件費などの経費も数字のなかに入れ込んでいなければなりません。粗利を設定した上で、それぞれの事業別に利益目標を達成するための方法を決定しましょう。他の部門との整合制がとれているかどうかもチェックすべきポイントです。

予算に対する実績の差異を分析する

ここからは実績の管理も行う段階になります。あらかじめ設定している予算に対して、現時点までの実績をつきあわせます。実績が予算通りに達成されていれば順調ですが、大きな差がついている場合は、その差異の原因について分析し、現状、どのような課題につきあたっているのかについて認識しなければなりません。重要な業績の評価指標であるKPIを設定することも有効です。

解決案の検討ができれば、次回以降の対策として反映しましょう。実績は一定期間ごとに予算と比較すべきで、リアルタイムでの達成の有無を確認しながら、つねにその課題分析を繰り返すようにしましょう。

予実管理の失敗例は?

表面的な数字ばかりを気にする

予実管理が失敗しがちになるケースとして、数字だけに注目してしまう場合があります。運用をこまめに行えば、予実管理はリアルタイムで数字を比較することができます。しかし、数字を追いかけるだけでいると、現状認識の大きなウェートを占めてしまい、表面的な数字に一喜一憂してしまうことにもなりかねません。予算が達成できても、あるいはできなかっても、予実管理のポイントは数字の把握から分析することなのです。

正しい情報が記載されていない

予実管理に失敗してしまうケースは他にも、予実管理の業務に使用しているシステムに、正確な情報が記入されないことにもあります。特に、新たに予実管理のシステムを導入した際、まだ社内で変更に十分対応できていない期間に、誤った情報を入力してしまうことがありますので、予実管理のシステムを導入する際は、インストラクターや研修の期間をしっかりと設けましょう。

真実ではない数字を入力する

最後の失敗例は、人為的なものです。予算通りに実績が推移していない場合、人は本当ではない実績の数値を入力してしまいがちです。これを防ぐ対策は、入力された実績とシステムの数値がかけ離れていないか、チェックすることでしょう。

予実管理ツールの例

予実管理ツールにはいくつかあります。xoBlosはエクセル業務の効率化に特化したツールで、予実管理をするのに非常に役立ちます。

xoBlos

ゾブロス概要
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com

xoBlosはエクセルデータの集計や分類をワンクリックで集計・分類・抽出できるツールです。

予算と実績のエクセルを合算し、即座に比較表を作成することも可能。異なるファイルのデータ連携もスムーズで、集計のタイムラグがなくなり、リアルタイムでの予実管理を実現します。

全国80店舗の売上報告業務をxoBlosでシステム化することで、年間7000時間の削減に成功している会社もいます。

Senses

Senses概要
引用元:Senses
https://product-senses.mazrica.com/

エクセルを使った予実管理の限界を超えるツールが、SFA(営業支援ツール)です。様々な種類があるSFAのなかでも、例えば「Senses(センシーズ)」は、AI技術を搭載したクラウド型SFAとして様々な組織的な営業に活用できるものとして知られています。

Sensesにおける最も特徴的なポイントは、案件をカード形式で表示するスタイルです。進捗がない案件はカードの色が変わって直感的に気づくことができるため、案件の漏れを防ぐことができるようになっています。さらに、案件の状態を更新する際も、ドラッグ&ドロップで直感的に行うことができるため、入力に面倒な手間を取られることがありません。

予実管理の機能についても、目標と実績をダッシュボードから把握でき、レポーティングも可能。外出先で便利なアプリ版もあるため、どこでも簡単に案件の確認や更新を行うことができます。

AI技術を搭載していることから、現在の営業活動に役立つような過去の類似案件の情報を提示してくれるなど、営業支援ツールとしても充実しています。

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service概要
引用元:Oracle Planning and Budgeting Cloud Service
https://www.oracle.com/jp/applications/performance-management/pbcs/overview/

国内で使用されている予実管理システムの中でも、46.5%もの企業が導入しているという圧倒的なシェア率を誇るシステムが、この「Oracle Planning and Budgeting Cloud Service」です。「Excel」による予実管理に限界を感じている方におすすめです。

「Oracle Planning and Budgeting Cloud Service」は、実績管理のシステムから、予実管理に必要となるデータを収集することで、予実管理はもちろん、シミュレーションのレポート作成まで可能という便利なシステム。自動計算によって最新の予実管理の数値を確認できる、分析したい観点から画面を作成することができるアドホック機能など、様々な支援機能が充実しています。もちろん、業界別に便利なテンプレートもあるため、専門的な知識がなくとも使用可能です。

BizForecast

BizForecast概要
引用元:BizForecast
https://www.primal-inc.com/product/bizforcast/

「BizForecast(ビズフォーキャスト)」は、Excelの操作性と似ているため企業における導入が容易なシステムと言えます。グループで経営管理を行う際に便利な機能が揃っており、例えば、各部署が入力してあげてきた予算のデータを、責任者が承認できる機能、予算管理データを一覧表示できる機能、最新データをリアルタイムで見ることができる機能などがあります。

「Excel」と似ていながら、これを遥かに超えた予実管理を必要としている方は、ぜひ参考にしてみてください。

まとめ:予実管理以外にも効率化できる「アナログな作業」とは

キャラクターアイコン

予実管理で効果的なモニタリングを実施するためには、アナログな作業をいかにツールで効率化するか?がカギになってきます。

古いシステムが構築されているほど、業務改善にはコストがかかります。「うちはまだエクセルで十分だな」と感じたとしても、今後業務が拡大していくのであれば、早いうちにツール導入を検討するべきかもしれません。

働き方改革、どこから攻める?
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