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【事例】メールをツールに置き換え工数を大幅短縮

現代の社会人は、
メールの処理に毎日1時間15分かけている?

日本ビジネスメール協会の調査によれば仕事関連のメールの送信数は12.6通/日、メール作成にかかる平均時間は6分でした。単純計算で1日に1時間15分もメールを送る時間に費やしていることになり、受信も合わせるとさらに長くなります。

仕事の速さはメール処理に依存すると言ってもよいでしょう。逆に考えると別のツールに置き換えるなどの方法でメール効率化できれば業務がスムーズに運び、労働時間の短縮にもつながるのです。

ツール導入によるメール作業効率化の成功事例

メールの効率の悪さをチャットツールで解消
(サイバーエージェント)

  • 導入ツール:Chatwork…ビジネス向けのチャットツール。グループチャットや検索、ピン止めなどの便利機能が充実している。

大手ネット広告代理店サイバーエージェントではコミュニケーションツールとしてメールを主に使っていましたが、スピードの遅さややりとりの多さに効率の悪さを感じていたそうです。

新たなツールとして導入したのがChatworkでメールのような定型文も不要でスマホにも対応。全社浸透まで2ヶ月かかりましたが一人1.26時間/日の時間削減ができ、月あたり約25,000時間以上の効率化を実現しました。

参照元:Chatwork https://go.chatwork.com/ja/case/cyberagent.html

コミュニケーション+業務効率化にも役立った
(ゆめみ)

  • 導入ツール:Slack…ビジネス利用を意識したコミュニケーションツール。組織別に作成できるチャンネルやbotのリマインド機能で業務効率アップにつながる。

Webサイト作成など行うゆめみではグループ内のコミュニケーションは以前はメーリングリストを利用。

メッセージが混在して自分宛てを探すのが不便で時間もかかりました。そこでSlackに移行し、会話ややり取りを円滑化するために自社ルールも設定。botが定期的にメンバーに質問したりリマインダー機能を活用することで業務効率化も進みました。

参照元:ログミーBiz https://logmi.jp/business/articles/320447

まとめ:まだメールで社内コミュニケーションしてるの?

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紙文書を電子化することで始まったメールには効率の悪さも残っており、特に一言二言のコミュニケーションには不向きです。

メールという仕組みにこだわらず目的に応じたツールに置き換えるだけで驚くほど効率アップが可能です。

生産性向上、どこから攻める?
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参考資料

業務の「削れる」ムダを効率化させる4つの業務効率化ツール
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(DITマーケティングサービス)
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産学官のケースが豊富
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(株式会社エステック)

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マニュアル作成ツール「Dojo」

「誰が作っても高品質」を目指したマニュアル作成のプラットフォーム。eラーニングへの転換も自由。

年間320時間を削減
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(株式会社テンダ)
受付時間:平日9時-18時

メール処理を効率化
業務向けチャットツール「chatwork」

チャット機能を利用したコミュニケーションツール。真の業務改善効果は電話やメールよりもコミュニケーションのハードルが下がる点。

個人利用から全社導入へ
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