現代の社会人は、
メールの処理に毎日1時間15分かけている?
日本ビジネスメール協会の調査によれば仕事関連のメールの送信数は12.6通/日、メール作成にかかる平均時間は6分でした。単純計算で1日に1時間15分もメールを送る時間に費やしていることになり、受信も合わせるとさらに長くなります。
仕事の速さはメール処理に依存すると言ってもよいでしょう。逆に考えると別のツールに置き換えるなどの方法でメール効率化できれば業務がスムーズに運び、労働時間の短縮にもつながるのです。
ツール導入によるメール作業効率化の成功事例
メールの効率の悪さをチャットツールで解消
(サイバーエージェント)
- 導入ツール:Chatwork…ビジネス向けのチャットツール。グループチャットや検索、ピン止めなどの便利機能が充実している。
大手ネット広告代理店サイバーエージェントではコミュニケーションツールとしてメールを主に使っていましたが、スピードの遅さややりとりの多さに効率の悪さを感じていたそうです。
新たなツールとして導入したのがChatworkでメールのような定型文も不要でスマホにも対応。全社浸透まで2ヶ月かかりましたが一人1.26時間/日の時間削減ができ、月あたり約25,000時間以上の効率化を実現しました。
参照元:Chatwork https://go.chatwork.com/ja/case/cyberagent.html
コミュニケーション+業務効率化にも役立った
(ゆめみ)
- 導入ツール:Slack…ビジネス利用を意識したコミュニケーションツール。組織別に作成できるチャンネルやbotのリマインド機能で業務効率アップにつながる。
Webサイト作成など行うゆめみではグループ内のコミュニケーションは以前はメーリングリストを利用。
メッセージが混在して自分宛てを探すのが不便で時間もかかりました。そこでSlackに移行し、会話ややり取りを円滑化するために自社ルールも設定。botが定期的にメンバーに質問したりリマインダー機能を活用することで業務効率化も進みました。
参照元:ログミーBiz https://logmi.jp/business/articles/320447
まとめ:まだメールで社内コミュニケーションしてるの?

紙文書を電子化することで始まったメールには効率の悪さも残っており、特に一言二言のコミュニケーションには不向きです。
メールという仕組みにこだわらず目的に応じたツールに置き換えるだけで驚くほど効率アップが可能です。
参考資料
- ITメディア「残業が多い人は、ビジネスメール作成に時間がかかっている」https://www.itmedia.co.jp/business/articles/1706/02/news090.html