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マクロによるエクセル集計業務効率化

今さら聞けないマクロのしくみ

マクロとはエクセルの操作を自動化させる機能のことを言います。

エクセル業務では同じ作業をを繰り返し行うことがありますが、マクロはこれを記録して自動実行させることができるため大幅な業務効率化につながるというわけです。このような一連のマクロの動作はVBAというプログラミング言語によって構成されています。

エクセル集計業務における
マクロ利用のメリットとデメリット

メリット:コストのかからない自動化

エクセル集計業務でのマクロ利用の大きなメリットは繰り返し作業が自動化されることです。

ボタン1つで作業が終了するので時短になりますし、マクロはエクセルの機能として最初から実装されているため利用に際して追加コストがかかりません。

デメリット:業務のブラックボックス化・属人化

デメリットとしては各人でマクロ作成を行うと作業の属人化が起きやすくなることです。

作成者が異動や退職でいなくなるとメンテナンスができずマクロは残っていても作業が進められなる可能性があります。また引き継ぎを行おうとすると操作手順書を作成して説明する手間がかかってしまうことにもなります。

プログラミングなしでできる
エクセル集計におけるマクロの基礎

マクロはVBAというプログラミング言語で構成されるため正確に言うとプログラミングなしでできるマクロは存在しません。

ただ、エクセルの機能としてプログラムを意識せずに動作させることは可能です。

作成はビデオで録画するときのイメージに近いです。マクロの記録の際にはダイアログボックスが表示されるので任意のマクロ名を入力してOKボタンを押すと記録開始になります。

作業が終わったらツールバーから記録終了を選びます。

まとめ:エクセル集計業務におけるマクロの限界が訪れたとき、担当者が考えるべきこと

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マクロは手軽にエクセルの集計業務を自動化できるので大変便利です。一方でマクロの中身が複雑化すると動作が重たくなったり、特定の人しか操作できないなど作業の属人化が起きやすくなるため業務効率化の万能ツールとはなりません。

エクセルの集計業務でマクロだけでは対応しきれないという場合には、業務効率化ツールの導入を検討してみてもよいでしょう。エクセルが得意とする部分もあるためその場合はエクセルに親和性の高いものを選ぶことです。

マクロを使わない
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