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エクセル集計業務改善ツール「xoBlos」のセミナー潜入レポート

デジタル・インフォメーション・テクノロジー社のエントランス
xoBlosのハンズオンセミナーが行われている開発会社(デジタル・インフォメーション・テクノロジー)のエントランス。

当「業務効率化ツールボックス」で、事務処理、資料作成の業務効率化ツールとして紹介しているのがこの「xoBlos(ゾブロス)」。

エクセル業務改善を行うツールとして、最近ではRPA(手作業で行う作業を自動で処理する)やBIツール(経営判断に適したデータをわかりやすい形で出力する)などが注目されていますが、これらと「xoBlos」には、どのような違いがあるのでしょうか。

xoBlosとは:公式サイトの情報まとめ

xoBlos公式サイトのキャプチャ
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com/

xoBlosの特徴1:業務の手順化にプログラミングがいらない

xoBlosでは、エクセルファイルはもちろん、基幹システムのデータベースやxml、csvのデータをインプットでき、これまで手作業で行っていたエクセルの帳票作成をワンクリックで出力できます。

これをノンプログラミングで行う、ということですが、一体どういうことなのでしょう?

xoBlosの特徴2:業務の手順とアクセス権を管理できる

xoBlosコントローラーにはアクセス権限を持たせることができ、エクセル業務の統制を行うことができます。

これによって担当者の役割に応じて、必要な作業やデータに絞ることができるようです。

xoBlosの効果:時間削減によるコスト削減

168時間かかっていた業務を7時間にまで短縮

公式サイトによると、請求書作成業務の見直しで月間180時間以上の残業時間を削減された事例や、168時間かかっていたレポート作成業務を7時間に短縮させた事例などが掲載されており、高い費用対効果が期待できます。

xoBlosの導入事例
公式HPで詳細を見る

公式サイトだけでは判断しきれないときのために、セミナーがある

エクセルで作成している帳票や資料のフォーマットや項目は異なりますから、自社の業務においても業務改善が図れるのかどうかは、公式サイトだけでは判断をしきれない部分があります。

そうした担当者に向けて、xoBlosはじめあらゆる業務効率化ツールで、商品を知ってもらうための無料セミナーが行われています。

xoBlosに関しては毎週月曜の「製品紹介セミナー」と毎週火・木曜の「ハンズオンセミナー」の2種類。今回は製品の操作を試しに行える「ハンズオンセミナー」に参加してみました。

業務改善ツール「xoBlos」
セミナー潜入レポート

セミナー登録までの流れ

業務効率化セミナーの申し込み画面
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com/seminar-event/tokyo/

セミナー登録は、公式サイトのページ(https://www.xoblos.com/seminar-event/)から行います。

種類は「製品紹介」「ハンズオン」のほか、東京まで来られない担当者に向けたWEBセミナーなどもあるようです。

フォームに従って、必要な情報を入力します。後述しますが、パソコンは持参でなくても問題ありません。

入力から間もなくして、運営元のデジタル・インフォメーション・テクノロジー(以下、DIT)からメールが入りました。日程は希望通りでしたが、毎週でありながら満員になることも結構多いそうです。

あとは当日まで待つだけ。私はPC持参無しで参加を申し込みましたが、PCを持参すると回答した場合は、事前にハンズオンセミナーで使用するファイルが送られてくるようでした。

当日:
セミナー会場の雰囲気は…?

業務効率化セミナーの行われた八丁堀の風景

会場は、東京メトロ日比谷線またはJR京葉線八丁堀駅から、歩いて8分程度のところにあります。

通された部屋は公式サイトにある部屋とは異なりましたが、同じくらいの広さ。私のほかに、3社が参加されていました。年代は30前後から50代後半まで様々。身なりもスーツからラフな格好まで様々でしたので、広い業種からのセミナー参加があると想像できます。

参加されている3社のうち、PCを持参されているのは1社でした。ハンズオンで使用したデータは後で送付してもらうことも可能なので、PC持参有無によって得られる情報が異なることはないかと思います。

さっそくハンズオン:
「見る」と「体験する」でこんなにも変わるとは…

配布された資料
配布資料。これから行う製品体験の補足資料と製品パンフレット、xoBlosを使い込むための学習コースの案内パンフレット

女性の営業担当の方1人で、配布されたパワーポイントの資料に従って進めていきます。ほぼ毎日行っている、ということもあり進行は遅すぎず早すぎず、わかりやすさが追求しつくされたプレゼンだと思いました。

製品概要については、全員が把握している場合は説明を飛ばすこともあるようでしたが、今回は参加者全員が把握しておらず、イチからの説明をされていたので、商品について何もわかっていない状態で、ひとまず参加するということでも問題なさそうでした。

今回「業務効率化ツールボックス」サイトの立ち上げに向けて、はじめてこのようなセミナーに参加しましたが、自分でWEBサイトを見るのと、実際に話を聞くのとでは、こんなにも理解の深さに差が出るのかと実感しました。

デモンストレーション:
この目で作業時間が短縮される瞬間を見た

最後にデモンストレーションとして、30万行分(約20MB)のデータをxoBlosで集計・資料生成を行うところを見せていただきました。

元のデータは、まずxmlファイルに変換され、ひとつのデータごとに分解されます(下図参照)。

xoBlos業務改善のしくみ
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com/

このデータを、「xoBlosクライアント」で作成した手順とひな形に合わせて集計を行っていくのですが、30万行のデータ集計にかかった時間はわずか2分弱。この処理の早さも、xoBlosの大きな長所としています。

情報を読むだけではイメージが湧きづらかったのですが、実物を見てようやく理解できました。

セミナーでわかった業務効率化ツール「xoBlos」の特徴

「ノンプログラミングで手順化」のメリット

xoBlosという業務改善ツールは、2つのツールに分けられます。現場の社員や管理職が使用するアプリ「xoBlosコントローラー」と、データを効率的に処理するためのルール作りを行う開発者用の「xoBlosクライアント」です。

両者の関係を現在の業務で例えると、現場が作成・報告をするエクセルと、そのエクセルに組まれたマクロやフォーマットのような関係です。

xoBlosクライアントとxoBlosコントローラーの考え方
参照元:デジタル・インフォメーション・テクノロジー株式会社ハンズオンセミナー資料より一部抜粋
  • xoBlosコントローラー:エクセルの入力と報告
  • xoBlosクライアント:エクセルのマクロやフォーマット

…やはり、文字上ではどうしても伝わりづらくなってしまうのですが、現場から送られてきた情報を取り出し、まとめて、資料に起こす作業手順をマクロで行っている場合は、VBAでのプログラミングが必要となりどうしても開発作業が属人的になってしまいます。

しかし、xoBlosはさらに理解しやすい独自の記述マニュアルに従えば、プログラミングの知識が必要なく、慣れれば誰でも作業手順を自動化するシステムが作れるのが特長ということでした。

作業手順の作成もExcelを使って行う

xoBlosの手順設定画面
これは体験セミナー用のシンプルなものだが、こちらを活用することで特別な言語を必要とせずにエクセルでできるほとんどすべての業務を自動化できる。

現場社員の作業は従来通りエクセルに入力するだけ、あとはアプリ「xoBlosコントローラー」にログインをしてアップロードを行うだけで良いのはもちろん、手順の開発側も、すべてエクセル上で行えます。

上記のようなシンプルな記述をいくつか作成し組み合わせることで、データの分解・集計だけでなく、複雑なアンケートの集計やグラフの作成を自動で行うことができます。

定型業務は概ねRPAで自動化ができますが、複雑な作業や集計においてはパフォーマンスが低下します。xoBlosでRPAの苦手を補うことで、「エクセルで行っている作業のほぼすべてを自動化できる」ということのようです。

業務効率化セミナーでわかった
「業務の手順とアクセス権を管理」とは…?

上記の通り、現場用のアプリ「xoBlosコントローラー」と、エクセル上でできる開発用のシステム「xoBlosクライアント」で、それぞれに必要な情報だけを見ることができます。

各業務をシンプルにするために、極論現場はデータをアップロードするだけの機能を与えることも可能ですが、例えば現場で必要になる場合もある集計データのダウンロードについて権限を設定することで、xoBlosコントローラーから完成された資料を自由に取り出せます。

ここで出力される資料は当然エクセルファイルのため、親しみのあるツールで現場でもストレスなく使用、加工が可能となるわけです。

まとめ:業務改善ツール導入検討は、セミナー参加によって現実的になる

キャラクターアイコン

今回のセミナーは演習込みで3時間の内容でした。

忙しい業務の合間を縫って行く、となると決して短くない時間ですが、あっという間の3時間に感じたので内容としては濃密なものだったと思います。

業務改善ツールは、他のツールでもこのようなセミナーを行っているものがあります。ツールを知る機会は他にも展示会などがあります。

月並みですが、このようなイベントへの積極参加が業務効率化を進める第一歩となるのかもしれません。

今回セミナーに参加したxoBlosの
製品HPはこちら!

業務効率化ツールを知る
チェックすべき展示会一覧

次のページでは、業務改善や働き方改革を目的に行われている展示会の情報をまとめています。

日本各地、様々な場所と目的で行われている展示会ですが、業務効率化ツールの導入のために、多くの商品を知り説明を受けることができる、他にはない機会です。

業務効率化ツールの
おもな展示会一覧

業務の「削れる」ムダを効率化させる4つの業務効率化ツール
事務処理・資料作成を効率化
Excel業務効率化ツール「xoBlos」

データの分解・集計・マッチングを行うツールで、エクセルで行う業務のほぼすべてをシンプルな記述で効率化できる。定期セミナーも毎週開催。

一括集計で月120時間削減
公式HPで導入事例を見る

電話で問い合わせる
(DITマーケティングサービス)
受付時間:平日9時-18時

社内ミーティングを効率化
会議支援端末+専用アプリ「Eco Meeting」

タブレット向けの専用アプリ導入で資料のペーパーレス化や意思決定をアプリ上で行える。 MTG進行のムダをツールでカバー。

産学官のケースが豊富
公式HPで導入事例を見る

電話で問い合わせる
(株式会社エステック)

研修を効率化
マニュアル作成ツール「Dojo」

「誰が作っても高品質」を目指したマニュアル作成のプラットフォーム。eラーニングへの転換も自由。

年間320時間を削減
公式HPで導入事例を見る

電話で問い合わせる
(株式会社テンダ)
受付時間:平日9時-18時

メール処理を効率化
業務向けチャットツール「chatwork」

チャット機能を利用したコミュニケーションツール。真の業務改善効果は電話やメールよりもコミュニケーションのハードルが下がる点。

個人利用から全社導入へ
公式HPで導入事例を見る

Excel効率化ツール
xoBlosの製品体験
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xoBlosセミナー会場のエントランス

多くの社会人がムダと感じる業務「事務処理」と「資料作成」の業務効率化ツール「xoBlos(ゾブロス)」のハンズオンセミナーに潜入。「来て、見て、触って」初めてわかる真の効果とは…?

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