資料作成の効率化ツール

社員の時間を奪う資料作成

資料作成は社員の悩みの種です。

資料を作成しなければいけない場面が数多い反面、多くの社員がちゃんとした資料作成のノウハウを教わっておらず、苦手意識をもっています。

効率的に資料作成するためには、相手に内容を伝える技術が必須といえるでしょう。

資料作成効率化の考え方

資料作成を効率化するポイントは、イメージだけで毎回個別に作成しないこと。

そのため、資料のアウトラインを決めてから書き始めるのが大事です。

また、請求書や提案書、報告書など、資料によってフォーマットやテンプレートを決めておけば、他の似た資料や同系統の資料に使いまわすことができます。

型に文章を当てはめて微調整すればいいだけになるので、作業工数を大幅にカットでき、無駄なく資料を作成できるようになります。 

資料作成効率化ツールの実例を紹介

ここでは、資料のテンプレートや、データ資料の簡単出力など、資料作成効率化に役立つツールの実例を紹介します。 

xoBlos

ゾブロス概要
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com

xoBlosはエクセル業務のサポートに優れたツールです。

ワンクリックで指定したデータを分類し、抽出してレポートにすることが可能なので、特にデータメインの資料を作成する際に非常に役立ちます。

1000パターンを超える請求書作成業務にxoBlosを導入したことで、月間180時間以上の業務改善につながっているケースもあります。 

flouu(フロウ)

ゾブロス概要
引用元:xoBlos
https://www.xoblos.com

flouuは文書作成の負担を減らすサービスです。

作成した文書を1つの画面で共有することで、資料作成依頼者と作成者がリアルタイムでコミュニケーショを取りながら修正することができます。

様々な文書テンプレートを用意しており、構成を考える時間をカット。

また、文書の変更・更新・差し替えが簡単で、余計な手間がかかりません。 

まとめ:定型業務を見極めれば、資料作成もツールに任せられる

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このように、自分が考えなければいけない業務と、ツールに任せられる業務を見極めることで、資料作成においても業務の効率化を実現できます。

また、ツールの導入はわかりやすい資料作成にもつながり、プレゼンや資料作りに苦手意識を持っている社員の自信回復をも見込むことができます。

資料作成の効率化は様々な副次的効果を生み出すので、積極的に対策を考えていきましょう。

働き方改革、どこから攻める?
効果が見える業務効率化ツールの
選び方

業務の「削れる」ムダを効率化させる4つの業務効率化ツール
事務処理・資料作成を効率化
Excel業務効率化ツール「xoBlos」

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(DITマーケティングサービス)
受付時間:平日9時-18時

社内ミーティングを効率化
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タブレット向けの専用アプリ導入で資料のペーパーレス化や意思決定をアプリ上で行える。 MTG進行のムダをツールでカバー。

産学官のケースが豊富
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電話で問い合わせる
(株式会社エステック)

研修を効率化
マニュアル作成ツール「Dojo」

「誰が作っても高品質」を目指したマニュアル作成のプラットフォーム。eラーニングへの転換も自由。

年間320時間を削減
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(株式会社テンダ)
受付時間:平日9時-18時

メール処理を効率化
業務向けチャットツール「chatwork」

チャット機能を利用したコミュニケーションツール。真の業務改善効果は電話やメールよりもコミュニケーションのハードルが下がる点。

個人利用から全社導入へ
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Excel効率化ツール
xoBlosの製品体験
セミナー潜入レポート

xoBlosセミナー会場のエントランス

多くの社会人がムダと感じる業務「事務処理」と「資料作成」の業務効率化ツール「xoBlos(ゾブロス)」のハンズオンセミナーに潜入。「来て、見て、触って」初めてわかる真の効果とは…?

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