資料作成の効率化ツール

社員の時間を奪う資料作成

資料作成は社員の悩みの種です。

資料を作成しなければいけない場面が数多い反面、多くの社員がちゃんとした資料作成のノウハウを教わっておらず、苦手意識をもっています。

効率的に資料作成するためには、相手に内容を伝える技術が必須といえるでしょう。

資料作成を効率化するポイントは、イメージだけで毎回個別に作成しないこと。

そのため、資料のアウトラインを決めてから書き始めるのが大事です。

また、請求書や提案書、報告書など、資料によってフォーマットやテンプレートを決めておけば、他の似た資料や同系統の資料に使いまわすことができます。

型に文章を当てはめて微調整すればいいだけになるので、作業工数を大幅にカットでき、無駄なく資料を作成できるようになります。

ここでは、資料のテンプレートや、データ資料の簡単出力など、資料作成効率化に役立つツールの実例を紹介します。

xoBlosはエクセル業務のサポートに優れたツールです。

ワンクリックで指定したデータを分類し、抽出してレポートにすることが可能なので、特にデータメインの資料を作成する際に非常に役立ちます。

1000パターンを超える請求書作成業務にxoBlosを導入したことで、月間180時間以上の業務改善につながっているケースもあります。

flouuは文書作成の負担を減らすサービスです。

作成した文書を1つの画面で共有することで、資料作成依頼者と作成者がリアルタイムでコミュニケーショを取りながら修正することができます。

様々な文書テンプレートを用意しており、構成を考える時間をカット。

また、文書の変更・更新・差し替えが簡単で、余計な手間がかかりません。

このように、自分が考えなければいけない業務と、ツールに任せられる業務を見極めることで、資料作成においても業務の効率化を実現できます。

また、ツールの導入はわかりやすい資料作成にもつながり、プレゼンや資料作りに苦手意識を持っている社員の自信回復をも見込むことができます。

資料作成の効率化は様々な副次的効果を生み出すので、積極的に対策を考えていきましょう。