業務効率化ツールボックス
大きな効果をもたらす
“削れる”業務とは
マイナビが社会人を対象に行ったアンケートによると、
「事務処理および資料作成（34.9％）」「社内会議（29.9%）」「研修（9.7%）」「メール処理（9.4%）」の業務について、時間短縮をしたいと思っていることがわかりました。
「時間短縮したい業務」は、いわば社員が「時間短縮ができると思っている業務」でもあり、業務効率化ツールによって「削れる業務」をピックアップするヒントにつながるのではないでしょうか。
1位の事務処理や資料作成は定型業務の要素が強く、特にツールによるシステム化や自動化がしやすい業務です。時間のムダと感じられることが多い業務を効率化させることで、目に見える業務改善を推し進められると考えられます。
【アンケート】
社員が時間短縮したいと思っている業務
参照元：「マイナビ学生の窓口」2017年5月、社会人男女298人に調査
https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/49969
マイナビが社会人を対象に行ったアンケートによると、
「事務処理および資料作成（34.9％）」「社内会議（29.9%）」「研修（9.7%）」「メール処理（9.4%）」の業務について、特に社員がムダがあると感じていることがわかりました。
これらは必要不可欠でありながら、直接利益をもたらさないことが多いため、できるだけ時間をかけたくないと考えられています。この時間を削ることで生産性向上につながるのです。
1位の事務処理や資料作成は定型業務の要素が強く、特にツールによるシステム化や自動化がしやすい業務です。時間のムダと感じられることが多い業務を効率化させることで、目に見える業務改善を推し進められると考えられます。
「クリエイティブ業務の効率化」を考えている
ご担当者様におすすめのツールご紹介
クオリティアップに集中したいのに、上記のような「削れる業務」に時間を取られてしまうのは、クリエイティブ業界の「あるある」話。そのムダを省けばコアな業務にコストをかけられます。個人の努力に期待するのではなく、業務効率化に特化したツールを導入して一元管理するのが、負担削減の近道と言えるでしょう。
特にクリエイティブ業務効率化のために備えたい「チャット・コメント機能」「ガントチャート」「オンライン校正」といった機能を多数搭載しているツールの中から、「現場のクリエイティブ業務効率化」「経営・経理面からの効率化」の2つの面に分けて、おすすめツールをご紹介します。
削れるところから削って効果を出せる
4種類の業務効率化ツール
上記で紹介した4つのムダ効率化につながるソリューションとして、それぞれ一つずつ業務効率化ツールをピックアップしました。
ツール導入にあたって、他社導入事例のチェックは必須となるので、いくつかの事例を簡単に紹介しています。
4つのツールには他にも多くの導入事例が掲載されていたので、自社の業務改善に関わるものは、公式サイトも確認することをおすすめします。
事務処理
資料作成エクセル業務における
資料作成
エクセル業務における
手作業・属人化を解決
引用元：xoBlos引用元URL：https://www.xoblos.com/
xoBlos（ゾブロス）
- 「活エクセル」ツールで、現行の作業を最大限変えずに効率化が可能
- データ変換・クロス集計など、RPAが苦手とする処理をカバーできる
- エクセルを元にした専門知識不要のデザインツールで作業の手順化が容易
- オロ社が提供するクラウドERP「ZAC」の連携機能としても利用可能
コロナ感染症対策応援キャンペーン実施中
※次回開催期間は追って更新します
導入事例まとめ
年間20,000時間の
工数を削減
工数を削減
161の拠点を持つゴルフ場。ゴルフ場にはレストランやホテルなどの煩雑な売り上げ集計をエクセルで行っていました。マクロの運用やエクセルファイルの肥大化に不安を抱え脱Excelを検討していたところ、xoBlosを導入。本社で行っていた各拠点から届く帳票の集計が効率化され、導入1年目から、年間で2万時間の工数削減に成功しました。
参照元：xoBlos [PDF]https://www.xoblos.com/xoblos/wp-content/uploads/2019/01/CaseStudies_AccordiaGolf.pdf
ツール導入がもたらした
思わぬ効果
思わぬ効果
全国展開の物流サービス。こちらの会社では、月700件分の事務処理をすべて手作業で行っており、人的エラーが発生しやすい状態でした。xoBlos導入でグループ内で統一されていなかった会計システムを一元化することで、業務効率化を推進。導入を通じて、会社に転がるあらゆる数字に価値を見出すようになり、現場からもxoBlosを活かした業務改善の提案が出るようになりました。
参照元：xoBlos [PDF]https://www.xoblos.com/xoblos/wp-content/uploads/2019/07/CaseStudies_gion.pdf
まとめ：1日で、どれだけエクセルをさわっていますか？
Excelは、ほとんどすべての企業における事務処理作業等において欠かせないツールとなっている現状です。しかし、ブラックボックス化するマクロや容量肥大によるファイル破損など、依存しているからこそ使いにくさが目立ちます。公式サイトの導入事例を見るとわかるのですが、エクセルに手を焼いている企業ほど、xoBlosが大きく時間短縮に貢献できています。
Excelのソリューションおいては「RPA」や「脱エクセル」ツールも検討されますが、xoBlosのように、「活RPA」「活エクセル」で拓ける道もあるようです。
社内会議
ペーパーレスの
ペーパーレスの
会議システムを実現
引用元：Eco Meeting引用元URL：https://ecomeeting.jp/
Eco Meeting
- 会議の資料作成・共有など会議利用に特化したツール
- タブレットによる直感的な操作ですぐに使い始めることができる
- 数百台の同時使用も難なく行える安定した動作性
- 自動削除など豊富な資料の利用制限機能で情報漏洩リスクに対応
導入事例まとめ
紙資料の削減に効果
タブレッドによるペーパーレス会議を行うことが先に決まっていた大学。3つの学部があり、それぞれ総会や教授会の参加者数は約150名前後、全会議の参加総数は400名。各会議で50～60ページの紙資料を用意しなければならず、印刷に大きなコストがかかっていました。
Eco Meetingを導入することで、安定したペーパーレス会議を実現。各会議で資料の共有が可能になるなどの副次的効果を含め、印刷にかかるコストを大幅に削減できています。
参照元：Eco Meeting https://ecomeeting.jp/case/detail/000066.php
大規模使用にも安定感
首都圏120名、近畿圏150名の店長が所属する飲食店を経営する株式会社。店舗増大が進むにつれて店長会議の参加者は増える一方で、ペーパーレス会議の導入が検討され始めました。
導入コストが手ごろなこと、また200名以上の会議事例を既に持っていたことが決め手になり、Eco Meetingを導入。毎月6万枚の紙資料の削減に成功しました。
200台の同時端末使用も行える安定した動作と、スケジュール管理が楽に行えるメリットを十分に活用しています。
参照元：Eco Meeting https://ecomeeting.jp/case/detail/000038.php
まとめ：ペーパーレス会議が生み出す様々なメリット
ペーパーレス会議によって、多くの時間的ロスを削減できます。
議事進行のメインとなる紙資料はワーキングスペースを占有し、検索が困難。資料に差し替えがあった時の時間的ロスも大きいものがあります。
Eco Meetingは紙資料のデメリットを解決できるほか、会議のスケジュール管理機能も優れています。事前準備・議事進行がスムーズに行われることで、会議が本来の機能を果たすことができるようになるでしょう。
研修
マニュアルやeラーニング教材を
マニュアルやeラーニング教材を
高品質に作成可能
引用元：Dojo引用元URL：https://www.tepss.com/about/
Dojo(ドージョー)
- だれでも手軽に高品質のマニュアルを作成できる
- ラーニングで利用する教材や製品デモ動画を作成可能
- 操作しながらリアルタイムでナビゲーションされるので使いやすい
- 画像取り込み・マーキングなど編集も自由自在
導入事例まとめ
1800万円のコスト削減に
成功
成功
ある製薬会社。専門的知識が必要な解析ツールを使用するため、1000人以上の従業員に研修を施してきました。社員の収集や研修後のフォロー、教材の更新など、課題は山積みでした。
そんな中、Dojoのeラーニング作成機能に目を付け、導入を決定。
今まで研修で行っていた教育を、場所を問わず自習できる環境を作り出すことに成功しました。
このことによる費用対効果は1コンテンツ当たり1800万円と推測しています。
参照元：Dojo https://www.tepss.com/case/daiichisankyo.html
複数の用途に大きな効果
IT機器などを販売しているある会社は、顧客からの依頼があるたびに作業手順書を作成していました。その作成に時間的ロスが大きいと見た会社は、Dojoのマニュアル作成能力に着目。
担当者が簡単にマニュアルを作成できる環境を作り出し、作業手順書を作るためのアルバイトを雇う人件費を削減。
さらに、新人教育の一環として、新人の操作手順を録画して上司が確認し、レビューを行うといった用途にも活用しています。
参照元：Dojo https://www.tepss.com/case/maygreen.html
まとめ：フォーマットが一貫したマニュアル作成で効率的な社員教育を
資料作成は個人に頼るところが大きい業務ですが、マニュアル作成ツールを導入することで、社内の資料のフォーマットを統一することができます。
新人でもわかりやすい資料作成ができ、意思疎通がスムーズに。
自動トレーニングシステムを構築することで、研修にかかるコストも大幅に削減できます。
ツールでの製品デモ・資料作成によって顧客の商品やサービスへの理解も高まるなど、大きな効果を実感できるでしょう。
メール処理
チャット機能と
チャット機能と
タスク管理に優れる
コミュニケーションツール
引用元：chatwork引用元URL：https://mpages.chatwork.com/CW-JP-form_standard.html?form=standard&page=material
Chatwork
- チャット機能で社内外のコミュニケーションを円滑化できる
- PC、モバイルどちらでも操作でき、プライベートから独立したビジネス専用のやり取りを実現
- グループチャットや通話、ファイル共有などの機能で、チームのコミュニケーションを活性化させられる
- タスク管理機能によってコミュニケーションと仕事進捗管理が同時並行できる
導入事例まとめ
コミュニケーションの
ハードルが下がった
ハードルが下がった
賃貸物件の仲介・紹介を行っていたある会社の主なコミュニケーション手段は電話とFAX。アナログな業務が多く残業が当たり前の中、コミュニケーション手段の改革が提案されました。
Chatworkを導入することで、場所にとらわれず社員同士のスムーズなやり取りが可能に。電話だと気軽にできない挨拶もチャットでできるようになり、電話での業務が減って業務効率化が進みました。
今では外部業者とのやり取りもChatworkを活用しています。
参照元：Chatwork https://go.chatwork.com/ja/case/urbic.html
情報共有の気軽さから
商品開発につながった
商品開発につながった
レジャー施設などを運営するある会社は、スタッフ間コミュニケーションの改善のためChatworkを導入しました。流動的な作業が業種柄、Chatworkの導入はスタッフ同士のコミュニケーションを改善し、情報共有が格段に良くなりました。
普段の生活で気が付いたことを気軽にChatworkで共有することにより、今後の商品開発に活かす取り組みも行っています。
参照元：Chatwork https://go.chatwork.com/ja/case/joban-kosan.html
まとめ：距離感を縮めることで業務改善を図る
メールや電話はコミュニケーションとしてのハードルが高く、操作に時間がかかるため、結局連絡がおろそかになりがちです。
アンケートの結果、Chatworkを導入したことによって1日1.26時間の削減に結びついているという報告も。
チャットによって気軽に連絡が取りあえれば、情報共有率が上がり、さらに相手との距離感も縮まります。
社員のモチベーションも上がり、業務改善が図れることは間違いないでしょう。
業務効率化ツールボックス
～お悩み別の解決ツールを紹介～
上記で紹介した4つの「時間短縮したい業務」以外の業務効率化ツールを4種類のソリューションを中心にピックアップしています。そのほか、タスク管理ツールや無料で使えるものも含めて、それぞれの優れたポイントを一括してまとめました。それぞれの業務効率化ツールの比較をするのに役立ててください。
情報処理・資料作成効率化ツール
引用元：youtube
引用元URL：https://www.youtube.com/watch?v=shZ-uJ1Pb1o
引用元URL：https://www.youtube.com/watch?v=shZ-uJ1Pb1o
Dojo
操作説明書や業務引継の手順書といったマニュアル類の自動作成ソフトです。対象ソフトを操作するだけで編集に必要な画像や操作動画を自動で取得。誰でも高品質なマニュアルが作れてコスト削減や作業の時短が実現します。
研修および社内教育業務におけるムダを省くためには、研修運営の効率化と、研修自体を行わずに社内Wikiを展開する方法、研修そのものを外注してしまう方法があります。各社の求める研修内容によって必要となるツールは異なりますが、なかでも導入事例が多く自社での必要性を協議しやすい「Dojo」をピックアップしました。
その他のツール
Teachme Biz
- 簡単操作で画像や動画を使ったマニュアル作成ができるツールです
- マルチデバイス対応で4ステップで作成・編集から公開まで可能です
- 導入企業では社員教育費削減や時間短縮による生産性向上につなげています
CAREERSHIP
- 大企業向けに開発されたマルチデバイス対応の多機能学習管理システムです
- データ連携やスキル管理、各種情報配信など戦略的な人材開発を可能にします
- 導入企業は学習管理だけでなくタレントマネジメントにも活用しています
Confluence
- 会社やチームでの共同作業効率をアップする共有ワークスペースサービスです
- テンプレートで強力なページづくりをしたりドキュメント整理が楽にできます
- フィードバックコメントも簡単で意思決定のプロセスを可視化できます
メール処理の効率化ツール
引用元：Youtube
引用元URL：https://youtu.be/_C-uaF4Aqmw
引用元URL：https://youtu.be/_C-uaF4Aqmw
Chatwork
電話やメールに代わってチャット形式でビジネスコミュニケーションを可能にするツールです。社内と社外どちらにも使えてタスク管理やファイル共有などビジネスに役立つ機能を搭載し新しいワークスタイルを構築できます。
ビジネスコミュニケーションツールとしては、Chatworkと双璧をなすとされているのがSlackというツールです。導入事例が豊富に掲載されており、かつセミナーやyoutubeを利用した情報発信などが積極的に行われている点から、Chatworkの方が導入検討がしやすいと判断しました。
その他のツール
Slack
- 大企業のチームワーク仕事を円滑に進めるためのコラボレーションツールです
- 部門やチーム別にチャンネルを作成でき音声やビデオ通話も可能です
- 導入で職種や場所などを気にせずに横断的コミュニケーションを実現します
LINE WORKS
- 仕事で活用できる機能を充実させたビジネス版のLINEです
- 一般向けLINEと操作性は同じでメンバーとの予定やファイルの共有ができます
- 社内だけでなく即時性を活かした顧客とのコミュニケーションにも活用できます
Talknote
- 企業のスマートコミュニケーションを実現する業務効率化ツールです
- グループ情報共有やメッセージ、タスク管理機能で業務効率化も可能です
- 意識の変化やモチベーションも可視化するので適切な人事戦略にも活かせます
タスク管理など、その他の効率化ツール
ちきゅう
- クラウド型の顧客管理(CRM)/営業管理システム(SFA)です。
- 商談・名刺管理やデータ分析と一体化されグーグルサービスとも連携します
- 導入でスピーディーな情報共有や無駄の可視化で効率的な営業活動が可能です
Stock
- チーム内の情報共有を目的として開発された管理ツールです
- 情報が流れずにストックできてスマホ対応でタスク管理が手軽にできます
- 導入企業はあらゆる情報をStock内で管理していて同時並行の仕事に活用されています
evernote
- メモやアイデアなどを記録しデータベース化して一元管理できるツールです
- どこでも必要な時に検索・参照できたり、チームで共有することができます
- ビジネスではタスクや顧客情報管理、議事録の共有などに利用されています
Dropbox
- PCやスマホ・タブレットから利用できるクラウドストレージサービスです
- ビジネス文書やスマホなどで撮影した写真などを保存し他人とも共有可能です
- 出張が多いビジネスマンは日々のワークスペースとして活用しています
Fleekdrive
- 便利で高セキュリティである企業向けオンラインストレージサービスです
- ファイル共有が容易であり、機密文書を守る仕組みが豊富です
- アクセス権限を細かく設定し、ファイル共有のセキュリティ上の不安を解消します
ひびきスマートDB
- 一般的な申請系のワークフローのみならず、業務の流れ自体を電子化します
- 並列承認で、複雑な稟議・決裁の承認ルートを簡単に実現できます
- 外部システムと連携することで、作業効率の向上に繋がります
無料で利用可能な業務効率化ツール
Trello
- PCやスマホなどに対応したプロジェクト／タスク管理サービスです
- タスクのカードを自由に動かしながら視覚的にプロジェクトを管理できます
- 登録したタスクは常に同期され、他のクラウドサービスとの連携も可能です
Eight
- AI技術で交換した名刺を素早くデータベース化できる名刺管理アプリです
- 単にデータ変換するだけでなく転職や昇進など近況情報が届きます
- SNS機能を持っているので相手とメッセージ交換やコメントも付けられます
TimeTree
- 情報共有とコミュニケーションが可能なカレンダーアプリです
- グループの予定が一覧できるので使い分けができすスケジュール調整も簡単です
- 予定画面でチャットができるので相手とのコミュニケーションも保存できます
【特集①】工数削減の要(かなめ)
エクセル業務効率化の極意
現場状況に合った業務効率化ツールを選ぼう
エクセルは集計やグラフ作成などの処理が膨大になると手作業だけでは限界が来ます。マクロを利用して作業の自動化を行えば効率は上がりますが、あまり複雑なものを作成すると、動作が遅くなったり属人化が起きやすくなるリスクがあります。
そこで工数削減を期待できるのがエクセル業務を効率化させる専用ツール。脱Excelや、Excelフォームを残しつつ高速化したり、基幹システムと連携するなど種類も豊富です。現場の状況に合ったものでないと失敗するため、特徴や機能を理解した上で選ぶことが重要です。
【特集②】注目の業務効率化ツール
RPAの極意
RPAの得意・不得意を理解しよう
生産性を劇的に向上させるツールとして知名度が上がっているRPA。
RPAツールによって定型業務を自動化させることで、大幅な業務削減につながり、コア業務に時間を割くことが可能になります。
そこで、今大きなシェアを獲得しているRPAツールを5つピックアップ。各自の性能を徹底比較しました。
また、RPAツールの性能を最大限に発揮するためには、RPAにできること・できないことをしっかり把握することが必要不可欠。
RPAツールを他システムと連携させ、業務効率化を加速させる方法も紹介します。
当社が抱える業務改善の課題は、他社にとっても課題である
ここまで多くの業務効率化ツールを紹介してきましたが、エクセルでの事務作業やコミュニケーション手段などは、どの会社でも必ず抱えている業務改善の課題です。
そんな時に役立つのは、各ツールの具体的な導入事例。導入までの意思決定は困難ですが、あなたの会社と同じような業務改革の課題を持った企業が、どのようにソリューションを成功させたのかは、検討段階において有効な情報となるでしょう。
【まとめ】ツールなき業務効率化のネックは
「導入しにくさ」
少子高齢化による労働人口の減少や働き方改革が急務となる中、定型業務効率化はすぐすぐ着手しなければならない課題です。これまでの仕事のやり方を見直し改善するのが基本の考え方となりますが、なかなか進まないのが現状です。
ネットやビジネス書を拾い読みしていると、AmazonやGoogle、Facebookなどの先進的なイメージを持つ企業がマインドセットの変革やシンプルなルール作りで業務効率化を行った事例が散見されます。一見費用もかからずスマートに思える手法に魅力を感じてしまいますが、ツールなき業務効率化には、「導入（浸透）させることの難しさ」があると考えます。
このような変革には、社員全員のモチベーションや理解を得て遂行できなければ成功につながらないからです。
業務効率化ツールの導入にはほとんどの場合導入費用が発生しますが、ツールを使用せずに変革する労力をコストに置き換えても決して安くはありません。導入の先を見据えた業務効率化ツールの検討が重要なのだと思います。
建築業界向け！
生産性向上や業務改善が可能なBIMソフトをご紹介
建設DXに伴う急速な技術革新やICTの進化など、建築業界の変革が進んでいます。その一つとして、BIMソフトの導入があります。BIMソフト単体のみではなく、レンダリングソフトを連携するなど、うまく使うことで効果的生産性向上や業務改善が見込めます。
下記のサイトでは、おすすめのBIMソフトや連携レンダリングソフトを紹介しています。
※外部サイトに飛びます
こちらのサイトでは、機密文書処理のプロとして、セキュリティ、料金、利便性に特化したアウトソーシング会社を紹介しています。
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